Review TOP 10 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất

Bạn đang có nhu cầu tìm kiếm phần mềm quản lý công việc, nhưng chưa biết nên chọn phần mềm quản lý công việc sao cho phù hợp với mục đích sử dụng của mình, cũng như cách tìm kiếm các phần mềm quản lý công việc hiệu quả. Toplistvn đã tổng hợp và gửi đến bạn đọc ở bài viết “Review TOP 10 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất”

>>>>>>>>>>Bài viết xem thêm: Review 7 phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay

1. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm trong quản lý công việc

Đối với nhân viên, phần mềm giúp họ:

• Nhìn thấy được tất cả công việc của mình, không sót việc.
• Biết đâu là những việc cần ưu tiên.
• Tính toán và sắp xếp được thời gian làm việc hiệu quả.
• Cộng tác với đồng đội để hoàn thành công việc với chất lượng tốt nhất.

Đối với nhà quản lý thì một phần mềm quản lý công việc đem lại những lợi ích như sau:

• Thấy được tổng quan công việc và dự án của tất cả bộ phận
• Ra quyết định và xử lý các vấn đề phát sinh một cách kịp thời
• Sắp xếp, phân bổ nguồn lực (nhân sự + thời gian) một cách hiệu quả
• Tất cả công việc, dự án đều được hoàn thành đúng thời hạn với chất lượng tốt nhất

2, Các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý trong công việc

– Tính năng phần mềm

– Độ dễ sử dụng của phần mềm

– Giá cả của phần mềm

– Hỗ trợ của nhà cung cấp trong khi sử dụng

– Độ khả thi khi áp dụng vào công việc của bạn

– Uy tín của nhà cung cấp phần mềm

– Cuối cùng là độ phổ biến của phần mềm

Về sự phổ biến, đây không phải là tiêu chí đầu tiên để bạn quyết định lựa chọn một phần mềm quản lý công việc. Chúng tôi khuyên bạn không nên quyết định mua một phần mềm chỉ vì nhà cung cấp đó có độ phủ sóng cao trên thị trường. Có nhiều tiêu chí khác bạn cần chú tâm tới, , như tính năng của phần mềm (chiếm 40%), có dễ sử dụng hay không (24%), chi phí bỏ ra và khả năng hỗ trợ của nhà cung cấp (đều chiếm 9%),…

3, Review TOP 7 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất

3.1 Phần Mềm Quản Lý Công Việc Trello

Trello là phần mềm khá quen thuộc với nhân sự Việt nhờ hàng loạt review và đề xuất sử dụng trong quản lý dự án. Đây là phần mềm quản lý công việc nước ngoài, thiết kế theo mô hình Kanban (dạng bảng). Giao diện Trello khá tối giản, chủ yếu sử dụng cột và phương thức kéo thả. Với một vài thao tác đơn giản, quản lý dự án hoặc cá nhân đã có thể tạo ra một bảng phân công, giao việc, hoặc quản lý tiến trình công việc khá hiệu quả. Ví dụ điển hình với 3 cột Todo, doing và done.

Tuy nhiên, Trello không phải là phần mềm quá chuyên nghiệp. Bởi Trello thiếu khá nhiều tính năng của một phần mềm quản lý công việc cơ bản. Đặc biệt, Trello sẽ phù hợp áp dụng đối với các doanh nghiệp thường làm việc theo Team 3 – 10 người hơn là nhóm lớn.

Ưu điểm:

• Dễ dàng thực hiện, thay đổi linh hoạt.
• Thiết kế tối giản nhất trong các phần mềm.
• Tương tác, trao đổi, đính kèm tài liệu gắn liền với công việc nhanh chóng.
• Có phiên bản web và Mobile app trên Androi và IOS.

Nhược điểm:

• Tính năng tương tác – trao đổi trên công việc chưa cao.
• Không cung cấp các báo cáo tổng quan, chi tiết về tiến độ công việc.
• Chủ yếu làm bằng thủ công – kéo thả, chưa áp dụng tự động hoá

3.2. Phần Mềm Quản Lý Công Việc FTTM

Không giống như những phần mềm quản lý công việc khác, FTTM là phần mềm quản trị doanh nghiệp tích hợp quản lý công việc. Do đó, FTTM của Fastdo rất phù hợp cho các doanh nghiệp mong muốn quản lý nhân sự, truyền thông nội bộ, mục tiêu doanh nghiệp,… và hỗ trợ công việc nhân sự trên duy nhất một nền tảng.

Cụ thể, quản lý công việc trên phần mềm này là sự kết hợp của 3 tính năng lớn: F-OKRs (quản trị mục tiêu), F-TODOLIST (tạo, quản lý, thống kê công việc hằng ngày) và Timeline công việc. Nói một cách đơn giản, F-OKRs là nơi các nhân sự đưa ra mục tiêu công việc cá nhân dựa trên mục tiêu dự án và doanh nghiệp. Từ OKRs, mỗi cá nhân sẽ có một timeline hay kế hoạch để đạt được mục tiêu trong một tháng/ quý. Từ đó, lập nên Todolist hàng ngày để đảm bảo tiến độ của những hạng mục lớn đã vạch ra trong timeline.

Ưu điểm:

• Hỗ trợ đánh giá mức độ ưu tiên, thời lượng dành cho từng đầu việc.
• Liên kết cả mục tiêu và công việc để đảm bảo không bị chệch hướng, lãng phí thời gian.
• Tự động cập nhật tiến độ Todolist, mục tiêu, giúp nhà quản lý và nhân sự nắm bắt được tiến trình và tỷ lệ hoàn thành mục tiêu.
• Dễ sử dụng, phù hợp để quản lý nhân sự của cả một doanh nghiệp.
• Kết hợp cả ghi nhận những nhân sự có kết quả công việc tốt.

Nhược điểm:

• Chưa phù hợp với các doanh nghiệp startup với khoảng 3-4 nhân sự (khá lãng phí).
• Nhập liệu chi tiết hơn so với các phần mềm khác.

3.3. Phần Mềm Quản Lý Công Việc Iziwork

Iziwork là phần mềm hỗ trợ quản lý quy trình – tiến độ dự án và làm việc nhóm khá tiện lợi. Iziwork có giao diện đơn giản, dễ dùng. Để tạo ra một dự án mới tại Iziwork sẽ là một quy trình 3 bước đơn giản: Thiết lập dự án, tạo công việc và cuối cùng là giao việc. Mỗi công việc có thể được giao cho một hoặc nhiều người, hoặc có thể cho chính người tạo chỉ với một thao tác đơn giản – nhập Email người phụ trách.

Mỗi công việc và dự án tại Iziwork đều được yêu cầu nhập ngày bắt đầu và kết thúc. Khi thời gian còn dưới 10% sẽ chuyển sang màu đỏ để nhân sự dễ dàng nhận biết. Iziwork cho phép chia sẻ các file online và không giới hạn dung lượng.

Ưu điểm:

• Hoạt động đa nền tảng web
• Giao diện đơn giản, dễ sử dụng.
• Tạo, phân công và báo cáo công việc nhanh chóng.
• Liệt kê danh sách công việc theo dạng bảng trực quan, thuận tiện người dùng.

Nhược điểm:

• Giao diện có phần thiếu trực quan.

3.4. Phần Mềm Quản Lý Công Việc Basewework

Basewework là bộ tính năng khá nổi bật của phần mềm Base.vn. Có thể nói, đây là một phần mềm quản lý công việc điển hình với bộ tính năng đầy đủ: cộng tác, lập kế hoạch, báo cáo… Giao diện đơn giản, khá hiện đại với các tuỳ chọn cực kỳ linh hoạt. Trong khi các phần mềm khác có duy nhất một giao diện hiển thị được cài đặt sẵn, Basewework cho phép người dùng tuy chọn hình thức hiển thị theo mong muốn. Bao gồm: danh sách (List), bảng tiến độ (Gantt) và bảng kéo thả (Kanban).

Ngoài ra, các bước để lên list công việc theo dự án, hay theo ngày của phần mềm này cũng khá đơn giản. Việc theo dõi tiến độ được phát triển theo nhiều góc nhìn như checklist hay biểu đồ,…

Ưu điểm:

• Khởi tạo danh sách công việc nhanh chóng dễ dàng, tính năng nhân bản dự án mẫu cực tiện lợi.
• Wework có nhiều loại hình báo cáo: theo dự án, theo phòng ban hoặc theo workload của từng nhân sự.

Nhược điểm:

• Tuy nhiều loại hình báo cáo công việc, chúng vẫn nằm ở mức rất cơ bản, đáp ứng được những nhu cầu tối thiểu của người quản lý công việc.
• Chưa đáp ứng được tính năng phân bổ công việc cho người phụ trách, giữa người nhiều việc, ít việc và cân đối thời gian xử lý công việc của các thành viên.

3.5. Phần Mềm Quản Lý Công Việc Fastwork Workplace

Nằm trong hệ sinh thái của Fastwork, Fastwork Workplace là phần mềm quản lý công việc đáng được cân nhắc tại các doanh nghiệp Việt. Có thể nói, phần mềm này phù hợp với tất cả các loại hình doanh nghiệp và quy mô doanh nghiệp. So với các phần mềm khách, chi phí sử dụng FastWork Workplace tương đối hợp lý. Tính đến nay, khoảng 1500 doanh nghiệp đã sử dụng dịch vụ đến từ đơn vị Fastwork.

Các tính năng của Fastwork Workplace bao gồm: Lập kế hoạch, giao việc và điều phối công việc, quản lý công việc, báo cáo – đo lường hiệu quả và tương tác trao đổi,… Nhờ đó, nhà quản lý có thể nắm bắt, cập nhật liên tục về tình hình tiến độ công việc của cá nhân từng nhân sự cũng như của đội nhóm.

Ưu điểm:

• Giao diện đẹp mắt, dễ sử dụng
• Hiển thị tuỳ chọn giữa nhiều hình thức dạng danh sách, Kanban, Gantt chart.
• Hỗ trợ nhân viên dễ dàng theo dõi danh sách công việc cần thực hiện theo ngày/ tuần/ tháng cụ thể.

Nhược điểm:

• Do còn khá mới nên trải nghiệm khách hàng chưa được mượt.

3.6. Tool Quản Lý Công Việc Asana

Tương tự Trello, Asana cũng là phần mềm quản lý công việc nước ngoài, được đánh giá khá tốt tại thị trường Việt. Như FTTM, Asana cũng hỗ trợ sắp xếp mức độ ưu tiên và thời gian hoàn thành công việc theo tầm quan trọng. Phiên bản miễn phí của Asana cho phép một đội nhóm dưới 15 người sử dụng. Nếu số thành viên lớn hơn, doanh nghiệp phải dùng bản nâng cấp có giá 9.99$/ người dùng/ tháng.

Hiện Asana có cả giao diện web và mobile app. Đặc biệt, Asana còn chuyên môn hoá các giải pháp quản lý công việc theo từng bộ phận như Marketing, Sales, khối vận hành và sản phẩm.

Ưu điểm:

• Giao diện của Asana khá khoa học và đầy đủ thông tin.
• Danh sách, phân chia công việc theo thứ tự từ lớn đến nhỏ, giúp người quản lý dễ dàng theo dõi được tổng thể dự án.
• Báo cáo trực quan, cập nhật theo thời gian thực.

Nhược điểm:

• Để được sử dụng trọn vẹn các tính năng của Asana, các doanh nghiệp đông nhân sự sẽ phải chịu một mức phí khá cao so với các phần mềm khác cùng chức năng của Việt Nam.
• Chỉ có phiên bản tiếng Anh.
• Phần mềm giúp tổ chức công việc và kết nối đội nhóm chặt chẽ, hiệu quả.

3.7. Tool Quản Lý Công Việc Wrike

Đây là phần mềm nước ngoài, là tối tác của hơn 20.000 đơn vị doanh nghiệp trên toàn thế giới. Một số cái tên nổi bật như Hootsuite, L’Oreal, Western Union và Fitbit,… Hiện Wrike có bản miễn phí, bản Professional $9.80/ người dùng/ tháng và Business $24.80/ người dùng/ tháng. Tuỳ theo số tiền mà các tính năng ưu việt của Wrike cũng sẽ được nâng cấp dần dần.

Cũng như các phần mềm đã giới thiệu phía trên, Wrike cung cấp đầy đủ những tính năng cơ bản để quản lý công việc và dự án của đội nhóm. Wrike cung cấp thông tin quản lý công việc qua bảng Kanban, biểu đồ Gantt.

Ưu điểm:

• Có thể quản lý nhiều dự án, nhiều nhóm cùng lúc.
• Có khả năng kết hợp với nhiều phần mềm quản trị khác.
• Hỗ trợ tốt cho work from home.

Nhược điểm:

• Cộng đồng người dùng trên thế giới đánh giá là việc chăm sóc khách hàng chưa thực sự tốt.
• Hiện Wrike chưa có ngôn ngữ tiếng Việt.

3.8. Phần mềm Jira

Jira là phần mềm công việc của Atlassian một công ty công nghệ nổi tiếng nhất của Úc. Jira lúc trước vốn nổi tiếng quản lý công việc cho các đội ngũ làm lập trình nhưng sau này trở nên phổ biến hơn cho việc quản lý ở các tập đoàn hay các công ty lớn. Jira tập trung vào tăng tính hiệu quả của công việc. Công cụ làm việc này cho phép lên kế hoạch, theo dõi, báo cáo… Rất phù hợp cho các công ty thực hiện dự án hay phát triển sản phẩm.

3.10. Phần mềm Evernote

Evernote là  một trong những phần mềm ghi chú, nhắc nhở công việc tốt nhất hiện nay. Điểm đặc biệt của Evernote so với các phần mềm khác nằm ở chỗ ứng dụng Evernote chạy đa nền tảng (Điện thoại, máy PC, Web) giúp bạn ghi chú công việc bất kể nơi đâu. Ngoài ra, Evernote cho phép chú thích công việc bằng hình ảnh, video giúp cho việc quản lý công việc luôn trực quan, sinh động.

Trên đây là review về các  phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất. Hi vọng với những ý kiến khách quan phía trên, Toplistvn có thể giúp bạn tìm được phần mềm phù hợp với công ty mình!